اخصائي اول متابعة

اخصائي اول متابعة نشر في: مارس 29, 2021

التاريخ المتوقع لملئ الشاغر: مارس 2021

طبيعة الوظيفة:

ادارة المواد والمشتريات

قسم المشتريات بمكتب طرابلس

تعاقد محلي

مسؤوليات ومهام الوظيفة

1-         مراجعة أوامر شراء المقدمة من الادارات لفهم عام للبضائع المشتراة والأطر الزمنية للتسليم، والمتطلبات الخاصة ومتطلبات الفحص والوجهة.

2-         تسهيل التسليم في الوقت المناسب للأوامر المخصصة باستخدام طرق التعجيل القياسية والمقبولة.

3-         متابعة حالات الطلبيات متابعة دقيقة والإبلاغ عنها لاختيار المورد المناسب. وهذا يشمل جداول المواد / الإنتاج والتقدم والاختبار والنتائج وعمليات التفتيش والنتائج والشحن والوثائق ذات الصلة.

4-         المتابعة والمساعدة في حل أسئلة البائع / المورد ونتائج التفتيش وتقارير عدم المطابقة وما إلى ذلك وفقًا لتعليمات الادارة الطالبة.

5-         المشاركة في اجتماعات التقييم النهائي للعروض

6-         إعداد وتقديم جميع الوثائق المطلوبة والمعلومات ذات الصلة للمفتش المعين. إصدار مراجعات تعيين الاستقصاء حسب الحاجة لأوامر تغيير العميل.

7-         تنسيق زيارات التفتيش حسب متطلبات العميل و / أو خطة الفحص والاختبار المعتمدة

8-         مراجعة تقارير التفتيش في غضون 24 ساعة من تقديمها للتأكد من معالجة نطاق التفتيش ودقة واكتمال. المتابعة مع المفتش لتوضيح أو تصحيح المعلومات غير الدقيقة وغير الكاملة.

9-         الاحتفاظ بمجلد المهام الإلكتروني الحالي والكامل، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر جميع إصدارات أوامر الشراء، ومحاضر الاجتماعات ، والرسومات المعتمدة ، والمواصفات الخاصة بالإدارة الطالبة ، ومهمة الفحص ، وتقارير الفحص ، وإشعار تحرير المواد ، وتقارير اختبار المواد ، ونتائج الاختبار ، قوائم فحص التفتيش ، توثيق تعليمات أو قرارات الادارة الطالبة ، تأكيد الاستلام ، قائمة بوليصة الشحن / التعبئة ، الصور الفوتوغرافية.

10-       العمل ضمن بيئة فريق الادارة، ويحتمل أن يكون في مشاريع متعددة

11-       أداء أنشطة التعجيل بشكل استباقي لضمان تسليم المعدات والمواد والخدمات والوثائق ذات الصلة

12-       تطوير وصيانة تقارير الحالة

13-       حضور اجتماعات إطلاق أمر الشراء وإمكانية إدارتها

14-       حضور زيارات تسريع المتجر المحلي، حسب الاقتضاء.

15-       متابعة اوامر الشراء مع الموردين ومناقشة شروط الدفع والتسليم والجودة

16-       إغلاق أوامر الشراء

17-       التواصل مع الموردين لحل المشكلات التي تؤثر على أمر الشراء

18-       مراجعة فواتير المواد للتأكد من دقتها

19-       تنسيق النقل والخدمات اللوجستية، ومكتب الخدمات الجمركية حسب الاقتضاء

20-       مساعدة منسق المشتريات في تطوير أو تحسين عمليات وإجراءات عمل الشركة